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KANBAN | METHODE & DEFINITIONEN

Agiles Projektmanagement mit Kanban

Kanban folgt einem evolutionären Veränderungsmanagementansatz und strebt die stetige Verbesserung der Arbeitsweise an. In unseren Kanban Schulungen lernen Sie alle wesentlichen Prinzipien und Funktionsweisen des methodischen Ansatzes kennen und erfahren, ob Kanban auch für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.  

Definition - Kanban

Das Wort Kanban kommt aus dem japanischen und steht für „Signalkarte“. Es hat seinen Ursprung in Lean Manufacturing im Rahmen des Toyota Produktionssystems, der Engpasstheorie von Goldratt. David Anderson hat 2007 die Kanban-Methode auf die IT übertragen. So fand die Methode Kanban Ihren Nutzen auch in der Software-Entwicklung, Unternehmen wie Microsoft und Corbis adaptierten ebenfalls die Methode Kanban. Nach und nach bahnte sich Kanban seinen Weg in viele verscheide Branchen und ist heute auch oft unter dem Namen der "Pull-Methode" bekannt. 

Kanban zählt heute zu den agilen Methoden und dient der Verbesserung von Produktivität und Qualität des Endproduktes. Die Verbesserung und Optimierung des Endproduktes wird durch die Aufteilung von Aufgaben in kleinen Schritten, die dann nacheinander abgearbeitet werden ermöglicht und vorangetrieben. Statt also jede Menge Aufgaben gleichzeitig anzufangen, setzt Kanban auf die Bearbeitung von einzelnen Schritten und Beendigung dieser, bevor man mit dem nächsten weitermacht. 

Die theoretischen Grundlagen von Kanban werden durch vier Grundprinzipien und sechs Praktiken beschrieben.
Die vier Grundprinzipien von Kanban lauten:

  • Starte mit dem, was du gerade machst
  • Strebe inkrementelle und evolutionäre Veränderungen an
  • Respektiere aktuelle Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und Titel
  • Fördere Führung und Verantwortung auf allen Ebenen der Organisation

Die ersten drei Prinzipien von Kanban hängen eng zusammen. Sie machen klar, dass Kanban bei der Einführung und Anwendung immer dort gestartet werden muss, wo man gerade steht. Dieser Ansatz macht einerseits die Einführung von Kanban einfach. Andererseits setzt es aber voraus, dass das Team über genug Kompetenzen und Kenntnisse verfügt, um die IST-Situation korrekt zu evaluieren.

Die sechs Praktiken von Kanban lauten: 

  • Visualisierung: Die Arbeit muss sichtbar gemacht werden. Dies wird vor allem durch das Kanban-Board erreicht. 
  • Limitierung: Die angefangene Arbeit muss limitiert werden, damit es nicht zum Chaos kommt. Erst wenn eine Auftragskarte weiter nach rechts wandert, darf sich das Team eine neue Karte von links nehmen! 
  • Management: Der Fluss am Board muss gemanagt und gemessen werden. Außerdem muss auch der Umgang mit Blockaden und Problemen im Arbeitsprozess gemanagt werden, sodass das Team fokussiert weiter arbeiten kann. 
  • Regulierung: Bevor ein Team mit einem Board anfängt zu arbeiten, müssen Prozessregeln erstellt werden. Diese dienen der Transparenz und der Klarheit des Arbeitsprozesses. Bei den Prozessregeln kann es sich beispielsweise um die Festlegung von Limits aber auch die Definition, ab wann eine Aufgabe als erledigt markiert werden kann. 
  • Feedback: Für einen kontinuierlichen und erfolgreichen Arbeitsprozess ist regelmäßige Rückmeldung wichtig für den Verbesserungsprozess. Kanban sieht dafür regelmäßige Meetings vor, diese sind allerdings nicht wie bei Scrum ein festes Gerrüst. 
  • Verbesserung: Der Arbeitsprozess des Teams soll mit Kanban stets optimiert und verbessert werden. Kanban geht nicht davon aus, dass eine optimale Verbesserung erreicht werden kann, sondern der Verbesserungsprozess stets stattfindet. 

Das Kanban-Board

Zum Arbeiten mit der Kanban-Methode wird das Kanban-Board benutzt. Die Abbildung zeigt beispielhaft ein solches Kanban-Board. Im klassischen Kanban System gibt es drei Spalten. Die erste Spalte ist die „To Do“ Spalte. In diesem Bereich werden die Aufgaben gesammelt, welche erledigt werden müssen und deren Bearbeitung noch nicht begonnen hat. Nimmt ein Team oder eine Person eine Aufgabe aus dem „To Do“ Bereich des Kanban-Boards und beginnt mit der Bearbeitung, wird zu diesem Zeitpunkt die Aufgabe in die zweite Spalte „In Progress/Doing“ verschoben. Wenn die Aufgabe erledigt ist, wird sie auf die „Done“ Spalte gesetzt. Die Anzahl an Spalten eines Kanban-Boards kann je nach Projekt oder Umfang beliebig erweitert werden. Wie auf der Abbildung zu sehen ist, zeigt die linke Abbildung die klassische Variante, während in der rechten Variante noch verschiedene weitere Spalten ergänzt und persönlich erweitert worden sind.


Das Pull-System in der Kanban Methode

Ein Pull-System ist eine Methode zur Reduzierung der Verschwendung in einem Produktionsprozess. Mit der Anwendung eines Pull-Systems wir nur dann neue Arbeit begonnen, wenn beim Kunden Bedarf dafür besteht oder die andere Arbeit abgeschlossen ist. So können die Betriebskosten reduziert und die Lagerkosten optimiert werden. Die Implementierung eines Pull-Systems dient im wesentlichen dazu, Produkte anhand der tatsächlichen Nachfrage und nicht anhand von Prognosen zu fertigen. „Just-in-Time“ ist ein Produktionsmodell, bei dem die Arbeit nur dem Ziel dient, die tatsächliche Nachfrage zu bedienen und so Überbestände und Push-Strategien zu vermeiden. Bei der Push-Strategie können tatsächliche und geschätze Nachfrage abweichen. Unternehmen oder Teams sind weniger flexibel bei Änderungen der Umwelt. 
Die Kanban-Methode nutzt ausschließlich das Pull-Prinzip. Aufgaben werden nur von den Mitarbeitern und Teams selbst ausgesucht, wenn diese ihre anderen Aufgaben bereits abgeschlossen "Done" haben.


Die Einsatzgebiete von Kanban

Die agile Methode Kanban ist nicht nur allein auf Grund ihres positiven Nutzens für den Arbeitsprozess des Teams beliebt, sondern eben auch auf Grund der besonders einfachen Implementierung der Methode. Wenn ein Unternehmen Kanban einsetzen möchte, bedarf es nur wenige Veränderungen und Umstellungen. Auch die größe der Teams, mit denen Kanban angewendet wird spielt bei der Einführung keine Rolle, denn Kanban funktioniert völlig unabhängig von der Teamgröße. Alles was für den Einsatz und die Einführung von Kanban benötigt wird ist ein Kanban-Board, welches stets weiter optimiert wird und natürlich die klare Entscheidung für die agile Methode Kanban. Die Festlegung von Prozessregeln, Limits und Definitionen ist voll und ganz dem Team überlassen. Damit stellt Kanban im Vergleich zu Scrum eine sehr offene agile Methode da, welche keine festen Regeln, Zeitpläne oder Rollen definiert, wie man es beispielsweise von Scrum kennt. Damit ist dem Team viel Freiheit zur persönlichen Entwicklung der Methode geboten. 

  • Der Einsatz von Kanban in großen Teams: 
    Die Einführung von neuen Methoden und Prozessen kann sich gerade in großen Teams besonders schwierig gestalten und Herausforderungen mit sich bringen. Kanban eignet sich allerdings auch für die Implementierung in großen Teams ideal, denn die offene Methode bietet einen großen Spielraum an und kann Schritt für Schritt eingeführt werden. 
     
  • Der Einsatz von Kanban in kleinen Teams: 
    In kleinen Teams kann durch den Einsatz von Kanban die Effektivität und Produktivität noch weiter gesteigert werden. Auch der Arbeitsprozess kann im Großen und Ganzen effektiver und übersichtlicher gestaltet werden. 
  • Der Einsatz von Kanban bei Einzelpersonen: 
    Egal ob als Existenzgründer oder Freelancer auch als Einzelperson kann man mit der agilen Methode Kanban, für mehr Organisation und Strukturierung im eigenen Arbeitsprozess sorgen. 





 

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