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P3O® | METHODE & DEFINITIONEN

Die ausgewogene Organisationsstruktur für Business-as-usual und Change-Initiativen

P3O ist ein Organisationsmodell um alle Veränderungsinitiativen auf allen Ebenen der Organisation zu unterstützen und bietet einen praxiserprobten Ansatz zur Unterstützung des strategischen Managements.

Es stellt eine Anleitung bereit um eine, der jeweiligen Organisation angepasste, dauerhafte Change-Organisation aufzubauen, die die Entscheidungsfindung auf allen drei Ebenen (Portfolio-, Programm-, Projektebene) unterstützt.

Das P3O (Portfolio, Programme and Project Offices) Framework im Überblick

Der Zweck des Modells von Portfolio-, Programm und Project-Offices (P3O) ist eine universell anwendbare Handlungsempfehlung, um Organisationen die Einrichtung, Entwicklung und Pflege einer angemessenen Support-Struktur zu erleichtern.

P3O (Portfolio, Programme and Project Offices)

  • fokussiert die Definition eines priorisierten und ausbalancierten Change-Portfolios und stellt eine konsistente Abwicklung der Programme und Projekte über die Organisation, Organisationeinheiten, Funktionen oder Abteilungen sicher.
  • fördert die Identifikation und Realisierung der Ergebnisse und Nutzen aus Programmen und Projekten und hilft sicherzustellen, dass Programme und Projekte innerhalb der vorgegebenen Zeiten, Kosten und Qualitäten, oder ggfs. anderer organisatorischer Rahmenbedingungen, durchgeführt werden.
  • ersetzt nicht die bestehenden Best Practice Frameworks für Portfolio-, Programm und Projektmanagement, vielmehr wurde P3O entwickelt um Befähigungs- und Unterstützungsstrukturen in bestehenden Best Management Practices aufzubauen bzw. zu verbessern.
  • integriert die Best Management Practice Methoden MOP (Management of Portfolio) für Portfolio-Management, MSP (Managing Scucessful Programmes) für Programm-Management und PRINCE2 für Projektmanagement.

P3O (Portfolio, Programme & Project Offices) Prozessmodell

Abgrenzung und Zusammenhänge der Methoden P3O - MoP - MSP - PRINCE2

Portfolio, Programme and Project-Offices (P3O)

P3O ist ein Business-Modell, das für sämtliche Change-Initiativen einer Organisation Entscheidungs-und Unterstützungs-Strukturen bereitstellt, unabhängig davon, ob es sich um einzelne oder multiple, physische oder virtuelle Strukturen handelt.

P3O bietet eine Mischung aus zentralen und lokalen Funktionen und Services und ermöglicht eine Integration der Governance Arrangements mit dem weitergefassten Business.

Management of Portfolio (MoP)

Der Fokus von Portfolio-Management liegt auf der Umsetzung der Unternehmensstrategie durch Lokalisierung und Auswahl der richtigen Programme und Projekte.

Die Programme und Projekte müssen sich an den strategischen Zielen, den Business Anforderungen und den Fähigkeiten der Organisation ausrichten. Portfolio-Management ist ein aktiver und interaktiver Prozess, der die Sammlung und Analyse relevanter Information über Investitions-Initiativen der Organisation an einem Ort zusammenfügt.

Managing Successful Programmes (MSP)

Programm-Management ist die koordinierte Organisation, Führung und Implementierung von Programmen und Projekten um Ergebnisse und Nutzen zu erzielen, die zur Erreichung der strategischen Unternehmensziele beitragen.

Projects in controlled Environments (PRINCE2)

Der Fokus von Projekt-Management liegt auf der Lieferung eines oder mehrerer Produkte, deren Ergebnisse und Nutzen zu Erreichung der Unternehmensziele beitragen.

P3O-Modelle

P3O Modelle unterscheiden sich hinsichtlich deren Funktionsumfang und Gestaltungsparameter:

Funktionsumfang

  • Strategische Planung / Portfolio Support
  • Delivery Support
  • Center of Excellence (CoE)

Gestaltungsparameter

  • Zentral vs. Dezentral
  • Permanent vs. Temporär
  • Physisch vs. Virtuell

Zentrales Portfolio Office
Zentrales permanentes Portfolio Office aus Unternehmensebene für die strategische Portfolioplanung, Delivery Support und CoE-Funktionen + temporäre Programm- und Projekt-Offices.      

Hub and Spoke Portfolio Offices
Mehrere dezentrale permanente Portfolio Offices, die einzelne Bereiche, regionale Einheiten, Business Units oder Abteilungen unterstützen +  zentrale Standards / CoE-Funktionen.

Temporäres Office
Temporäre Programm- und Projekt Offices, die bedarfsorientiert aufgesetzt werden.

Virtuelles Office
P3O Funktionen werden dauerhaft von Business-Units oder Fachabteilungen übernommen.

Modell für kleine Organisationen
Kleines Office oder eine Person.

P3O Rollen und Verantwortlichkeiten

Es gibt eine Reihe von Rollen innerhalb eines jeden P3O Modells. Einige von Ihnen sind auf eine spezifische Organisationsebene ausgerichtet (Generische und Management-Rollen), andere auf spezifische Funktionen oder Services (funktionale Rollen).

Je nach Größe des Programmes oder Projektes werden einzelne funktionale Rollen von einer Person eingenommen oder eine Person hat mehrere funktionale Rollen inne.

Generische und Management-Rollen

  • P3O Sponsor
  • Leiter P3O
  • Leiter Programm- oder Project-Office (temporäres Office)
  • Portfolio-Analyst
  • Programm- oder Projekt-Mgmt-Experte
  • Programm- oder Projektassistenz
Funktionale Rollen  
  • Nutzenrealisierung
  • Informierte Kunden/Lieferanten-Mgmt
  • Kommunikation & Stakeholder-Mgmt
  • Beratung & Leistungsüberwachung
  • Finanzwesen
  • Behandlung offener Punkte
  • Änderungssteuerung
  • Planung
  • Qualitätssicherung
  • Ressourcen-Mgmt
  • Risiko-Mgmt
  • Berichtswesen
  • Sekretariat
  • Software Tools

 

P3O Tools & Techniken

P3O bietet eine Reihe von Tools und Techniken, die bei Ihrer Anwendung den folgenden Nutzen erzielen:

  • Automatisierung von Geschäftsprozessen
  • Verbesserte Compliance zu Geschäftsprozessen
  • Informationen zur Entscheidungsunterstützung (schneller verfügbar / bessere Qualität)
  • Verbesserte Entscheidungsfindung
  • Einheitliches Management in allen Regionen/Einheiten
  • Besserer Kenntnisstand der Mitarbeiter
  • Ablösung von Altsystemen

Die Tools (Systeme und Templates), die den P3O Business Prozess und den Informationsfluss unterstützen, können einfache individuelle Dokumente, Formulare, Spreadsheets und Datenbanken oder deutlich anspruchsvoller, in Form von integrierten und gemeinschaftlichen Tools sein.

Die in einem P3O Umfeld eingesetzten Techniken stehen meist im Zusammenhang mit dem Reifegrad des P3O. P3O´s mit geringem Reifegrad setzten meist nur Standard-, dennoch effektive Techniken ein, während P3O´s mit einem hohen Reifegrad extrem komplexe Techniken zum Einsatz bringen.

P3O ist ein komplexes und flexibles System zum Management gleichzeitiger, strategischer Veränderungsinitiativen. Richtig entwickelt und implementiert erzielen Unternehmen durch P3O bei der Operationalisierung Ihrer strategischen Unternehmensziele immense Vorteile.

P3O-Ausbildung - Maxpert Angebot

Maxpert ist ein durch die APMG International akkreditierte Trainingsorganisation und damit berechtigt, offizielle P3O-Schulungen durchzuführen und P3O-Prüfungen abzunehmen.

P3O sieht zwei Qualifikationsstufen vor: Die P3O Foundation (Grundlagen) sowie den P3O Practitioner (Professional) vor.

Wir bieten Ihnen beide Qualifikationsstufen an. Als Einzeltraining oder als kosten- und zeitsparendes P3O Kompakt Training.

Mehr Informationen zu unserem P3O-Schulungsangebot erhalten Sie unter: P3O Schulungsspektrum

Termine zu den einzelnen Trainings finden Sie in unserem Trainingsbereich unter: P3O Trainingsübersicht.

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Ihr Ansprechpartner
Melanie Bender
Marketing Manager
+49 (0)69 500 65 137
marketing@maxpert.de